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Mathematisches Institut

Vorabinformationen zum Datenschutz

Bitte nicht erschrecken über den langen Text zum Datenschutz. Wir wollen euch und euren Teambetreuenden versichern, dass wir den Datenschutz (und die ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzbestimmungen) ernst nehmen und haben deswegen versucht, alle von uns als notwendig eingestuften Informationen zum Datenschutz ausführlich zu beschreiben.

Welche Daten warum von uns für den Tag der Mathematik (TdM) gespeichet werden, ist hier genau beschrieben.
Das Wichtigste zuerst:

Wir haben vier Hauptzwecke zur Datenverarbeitung:

Am Ende der Webseite finden sich noch V. Erläuterungen zum Datenschutz, z.B. zu den Rechten der Nutzerinnen und Nutzer, die sprachlich einfacher formuliert sind.


I. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Unterabsatz 1 Buchstabe f der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), für die interne Veröffentlichung der am TdM aufgenommenen Bilder (Recht am eigenen Bild) ist es das Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KunstUrhG).
Ab hier folgen Ergänzungen zu der Datenschutzerklärung der Universität.

II. Rechte der Nutzerinnen und Nutzer

Im Folgenden ist mit "Nutzerin/Nutzer" Ihr selbst als Teammitglieder des Teamwettbewerbs oder die Person/Lehrkraft gemeint, die euch als Team betreut.
Bitte kontaktiert bei Nachfragen zu euren/Ihren Rechten die Organisationsleitung des TdM.

Die Rechte

sind geregelt in Kapitel III der DSGVO, wobei die dort aufgeführten Ausnahmen beachtet werden müssen und die Abschnitte XVIII "Rechte der betroffenen Person" und "III. Allgemeines zur Datenverarbeitung" der Datenschutzerklärung der Universität gelten.

III. Datenverarbeitung für den Tag der Mathematik

A. Teamwettbewerb des TdM

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Erfassung der Daten für den Teamwettbewerb startet bei Abgabe des zugehörigen Anmeldeformulars unter https://www.math.uni-bayreuth.de/de/tdm/register/ und den von dort aus aufgerufenen Folgeseiten des Webauftritts dieser Veranstaltung.

Neben den bei der Anmeldung zum Teamwettbewerb des Tages der Mathematik (TdM) eingegebenen Daten im Online-Formular werden die unter dem Abschnitt "IV. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles" und "V. Verwendung von Cookies" der Datenschutzerklärung der Universität beschriebenen Daten erfasst, vgl. auch den Abschnitt "VII. Registrierung"" der Datenschutzerklärung der Universität. Die Daten für den Teamwettbewerb werden seit dem 25. Mai 2018 verschlüsselt übertragen. Bei den Webseiten wird wegen der Verschlüsselung der TdM-Kontaktadresse für E-Mails und für die Eventhandler im Anmeldeformular JavaScript eingesetzt.

Bei der Anmeldung zum Teamwettbewerb des TdM 2019 werden vom Mathematischen Institut folgende Daten erfasst, deren personenbezogene Daten (iv)-(ix) und (xi) nur zu den unten beschriebenen Zwecken gespeichert und weitergegeben werden und die ansonsten nicht an Dritte außerhalb der Universität weitergegeben werden:

für den Teambetreuenden bzw. das Team:
  1. Teamname
  2. Ort und Name der Schule des Teams (als änderbare Standardvorgabe für alle Teammitglieder)
  3. Klassenstufe des Teams (5.-6. Klasse, 7.-8. Klasse, 9.-10. Klasse, 11.-12. Klasse)
  4. E-Mail-Adresse des Teambetreuenden
  5. Vor- und Nachname des Teambetreuenden
  6. dass die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen wird und eine Zustimmung zu den Regeln zur Aufsichtspflicht für die Teammitglieder erfolgt ist
  7. ob die/der Teambetreuende von uns in Zukunft (bis zum möglichen Widerruf) Informationen zum Tag der Mathematik an der Universität Bayreuth per E-Mail erhalten möchte oder nicht
  8. ob eine schriftliche Teilnahmebestätigung für die Fortbildungsveranstaltung gewünscht wird, falls der/die Teambetreuende eine Lehrkraft ist
für die Teammitglieder:
  1. Vor- und Nachname des Teammitglieds
  2. Ort und Name der Schule des Teamsmitglieds
  3. ob das Teammitglied Hilfestellung benötigt oder nicht

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Vgl. die Abschnitte "IV. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles", "V. Verwendung von Cookies", "VII. Registrierung" und "VIII. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt" und die Hinweise zu "JavaScript" unter Abschnitt "X. Webanalyse durch Google Analytics" der Datenschutzerklärung der Universität. und ansonsten den obigen Abschnitt.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die folgende Aufzählung beschreibt unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Unterabs. 1 Buchstabe f der DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten löschen wir umgehend, sobald sie für die hier genannten Zwecke nicht mehr benötigen, sie werden spätestens wie an der Universität bei Studierendendaten üblich nach 10 Jahren gelöscht.

5. Widerspruchsrecht

Es gelten die unter obigen Abschnitt beschriebenen Rechte, insbesondere das Widerspruchsrecht.

Wird der Verarbeitung der für die Durchführung des Teamwettbewerbs erhobenen Daten widersprochen, kann jedoch keine Teilnahme am Teamwettbewerb stattfinden. Ein Widerspruch während der Teilnahme führt zu einem sofortigen Ausschluss.

B. E-Mail-Informationsschreiben zum Tag der Mathematik

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung wird die teambetreuende Person gefragt, ob sie zustimmt, aktuelle Informationen zum Tag der Mathematik erhalten.

Folgende Daten der teambetreuenden Person werden getrennt von den Daten zum Teamwettbewerb und nur zu den in Abschnitt B beschriebenen Zwecken gespeichert. Diese Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Universität weitergegeben.

  1. Vor- und Nachname des Teambetreuenden
  2. E-Mail-Adresse des Teambetreuenden
  3. ob eine schriftliche Teilnahmebestätigung für die Fortbildungsveranstaltung gewünscht wird, falls der/die Teambetreuende eine Lehrkraft ist
  4. dass die/der Teambetreuende von uns in Zukunft (bis zum möglichen Widerruf) Informationen zum Tag der Mathematik an der Universität Bayreuth per E-Mail erhalten möchte
  5. zugehöriger Ort und Name der Schule
  6. der Zeitpunkt, zu dem die Zustimmung zum Erhalt der Informationsschreiben erteilt wird

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

vgl. obigen Abschnitt.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten der teambetreuenden Personen werden, falls uns eine Zustimmung zum Informationsangebot vorliegt, dazu genutzt, um über den Tag der Mathematik an der Universität Bayreuth per E-Mail zu informieren. Geplant sind 2-3 E-Mails pro Jahr.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden bis auf Widerruf gespeichert und ansonsten umgehend gelöscht, sobald sie für die hier genannten Zwecke nicht mehr benötigen.

5. Widerspruchsrecht

Wird dem Erhalt der E-Mail-Informationsschreiben widersprochen, werden die Daten der Person ohne Nachteile fur die Person umgehend gelöscht. Es erfolgt dann kein E-Mail-Versand der Informationsschreiben zum TdM mehr. Es genügt, die Organisationsleitung des TdM von diesem Wunsch zu benachrichtigen.

Ansonsten gelten die unter obigen Abschnitt beschriebenen Rechte.

C. Informationsschreiben an die persönlichen Ansprechpartner an Schulen/Sponsoren, Versand der Urkunden an die Schulen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zum Versand der Informationsschreiben an die persönlichen Ansprechpartner an Schulen/Sponsoren müssen deren Kontaktdaten abgespeichert werden. Für eine Webseite zu den Partnern, die den TdM unterstützen, und zur Erstellung von Postern und Ankündigungen werden nach erteilter Genehmigung die von den Sponsoren übersandten Logos als Bilddateien gespeichert und verarbeitet.
Eine Veröffentlichung der Gewinnerteams erfolgt pseudoanonymisiert ohne Namensnennung nur über deren Team- und Schulnamen. Die Sponsoren erhalten außer den Namen der Gewinnerteams und deren Schule(n) und den im Abschlussbericht enthaltenen Fotos keine persönlichen Daten von Teammitgliedern oder Teambetreuenden.

Zum Versand der Urkunden der teilnehmenden Teams an die Schulen müssen neben Daten des Teams (Vor- und Nachname des Teammitglieds, Teamname, Schulname, Altersgruppe) die Kontaktdaten der persönlichen Ansprechpartner an Schulen/Sponsoren abgespeichert werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

vgl. obigen Abschnitt.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die persönlichen Ansprechpartner an Schulen/Sponsoren werden vom bevorstehenden Tag der Mathematik durch ein Informationsschreiben unterrichtet, damit Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler vom Angebot zum Teamwettbewerb und zu den angebotenen Vorträgen, Laboren und zu weiteren vom Mathematischen Institut bereitgestellten Informationen erfahren.
Die Informationen für die Sponsoren und das Aufführen der Sponsoren mit Logos und Namen (in unschädlicher und untergeordneter Form) auf Postern, Ankündigungen und einer Webseite des TdM dient auch der finanziellen Absicherung der Unkosten bei der Durchführung des TdM.

Die in C.1 beschriebenen Teamdaten dienen zur Erstellung der Teilnahme- und Siegerurkunden. Nach dem Tag der Mathematik erhalten die Schulen zur Weitergabe an die Teammitglieder die Urkunden der teilnehmenden Teams der Schule.
Für den Versand einer Urkunde an Dritte benötigen wir eine schriftliche Einwilligungserklärung aller Teammitglieder und des Teambetreuenden. Die Abholung kann auch ansonsten von einem Teammitglied oder der/dem Teambetreuenden an der Universität Bayreuth erfolgen unter Vorlage eines Ausweises.

4. Dauer der Speicherung

Die in C.1 beschriebenen Teamdaten werden spätestens wie an der Universität bei Studierendendaten üblich nach 10 Jahren gelöscht. Die anderen in C.1 beschriebenen Daten werden bis auf Widerruf gespeichert und ansonsten umgehend gelöscht, sobald sie für die hier genannten Zwecke nicht mehr benötigen.

5. Widerspruchsrecht

Wird dem Erhalt der Informationsschreiben vom persönlichen Ansprechpartner widersprochen, werden dessen Kontaktdaten gelöscht. Allerdings kann dann u.U. die Schule oder der Sponsor keine Informationen mehr zum Tag der Mathematik erhalten.
Bitte kontaktieren Sie bei Problemen und Nachfragen die Organisationsleitung des TdM.

Ansonsten gelten die unter obigen Abschnitt beschriebenen Rechte.

D. Aufnahmen am Tag der Mathematik

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der TdM ist eine öffentliche Veranstaltung, die das Mathematischen Institut an der Universität Bayreuth durchführt und für die ein öffentliches Interesse auch an Bildern vorliegt. Während des TdM werden wir deshalb Fotos von teilnehmenden Personen aufnehmen. Die erstellten Fotos werden mit einem passwortgeschützten Zugang für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des TdM gespeichert und zur Betrachtung zur Verfügung gestellt, ausgewählte Bilder werden in den Abschlussbericht des TdM aufgenommen.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Artikel 6 Unterabsatz 1 Buchstabe f der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Grundlage des Speicherns und der Verarbeitung der in D.1. beschriebenen Bilder, das Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KunstUrhG) regelt die interne Veröffentlichung der am TdM aufgenommenen Bilder, vgl. obigen Abschnitt.
Eine Weitergabe der in D.1. beschriebenen Bilder an unbeteiligte Dritte und das Verbreiten dieser Bilder in sozialen Medien wird ausdrücklich untersagt.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die am TdM erstellten Fotos dienen folgenden Zwecken:

4. Dauer der Speicherung

Die Daten löschen wir umgehend, sobald sie für die hier genannten Zwecke nicht mehr benötigen, sie werden spätestens wie an der Universität bei Studierendendaten üblich nach 10 Jahren gelöscht.

5. Widerspruchsrecht

Jede Person, für die die Abbildung auf einem Foto wegen einer besonderen Situation zu einer Beeinträchtigung von Interessen, Grundrechten und Grundfreiheiten gemäß Art. 6 Unterabs. 1 Buchstabe f der DSGVO führt, die den Schutz personenbezogener Daten erfordert, kann diese besondere Situation der Organisationsleitung des TdM schildern und die jeweilige interne URL der Fotos nennen mit einer Positionsangabe oder genauen Beschreibung der dort sichtbaren Person, damit diese auf dem Bild lokalisiert werden kann.

Wird der internen Veröffentlichung von Fotos im Sinne von Unterabschnitt E.3 widersprochen, wird dieses Foto ohne Nachteile fur die Person entweder gelöscht oder die Person auf dem Foto unkenntlich gemacht.

Vgl. auch die weiteren Erläuterungen in obigem Abschnitt.


IV. Änderungen

Durch die stetige Aktualisierung des Internets und neuer verwendeter Techniken müssen die Ergänzungen zur Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisiert werden. Sie erfahren auf dieser Seite ab dem Anmeldestart für den TdM 2019 die Neuerungen in unseren Ergänzungen.


V. Hinweise auf Datenschutzerklärung der Universität und Verantwortliche

Datenschutzerklärung der Universität Bayreuth:
vgl. Link

Verantwortliche:
(neben den unter Abschnitt "I. Name und Anschrift des Verantwortlichen" der Datenschutzerklärung der Universität. genannten Personen)
technische Betreuung des Services: IT-Servicezentrum der Universität
Telefon/E-Mail: vgl. Leiter des IT-Servicezentrums, Dr. Andreas Grandel
Redaktion der Universität:
Telefon/E-Mail: vgl. Stabstelle Presse, Marketing und Kommunikation, Anne Schraml
Redaktion der TdM-Seiten:
die Organisationsleitung des Tags der Mathematik (TdM) für 2019:
Telefon/E-Mail: vgl. Prof. Dr. Lars Grüne, Sigrid Kinder
sowie für die Erstellung der Webseiten:
Telefon/E-Mail: vgl. Dr. Robert Baier

Datenschutzbeauftragter der Universität Bayreuth:
Telefon/E-Mail: vgl. Referat I/AR, Oberregierungsrat Thomas Frahnert

Bayreuth, den 17. Mai 2019


Erläuterungen zum Datenschutz

In diesem Abschnitt wird versucht, Zusatzinformationen zu geben und Einiges zur Datenschutzerklärung in verständlicherer Sprache zu erläutern.

1. Einzelheiten zur Datenerfassung

Wenn wir eure/Ihre Daten zu einem hier nicht erwähnten Zweck verarbeiten wollen, werden wir euch/Sie gemäß der gesetzlichen Regelungen informieren.

2. genutzte Kontaktarten

Als genutzte Kontaktarten wird außer zum Versand der Teilnahme- und Siegerurkunden an die teilnehmenden Schulen sowie der Informationsschreiben an die persönlichen Ansprechpartner an Schulen/Sponsoren nur die E-Mail benutzt, wobei nur die Teambetreuerin oder der Teambetreuer über die eingegebene E-Mail-Adresse kontaktiert wird. Die erfassten Teilnehmer/innen der Teams, die nicht gleichzeitig Teambetreuer/in sind, werden dagegen nicht kontaktiert, da deren E-Mail-Adressen nicht abgefragt werden.

3. Rechte der Nutzerinnen und Nutzer

3.1 Recht auf Auskunft
Die Nutzerin/der Nutzer ist berechtigt, Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten, u.a. zum Zweck der Speicherung, Speicherungsdauer, Empfänger der Daten und zu ihren Rechten.
3.2 Recht auf Berichtigung
Die Nutzerin/der Nutzer ist berechtigt, bei fehlerhaften oder fehlenden Daten eine Berichtigung oder Vervollständigung zu erhalten.
3.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die Nutzerin/der Nutzer ist berechtigt, bei der Verarbeitung ihrer/seiner Daten die Weiternutzung einzuschränken, wenn z.B. diese fehlerhaft sind, unrechtmäßig verwendet werden oder ein Widerruf zur Weiterverarbeitung der Daten erfolgt ist.
3.4 Recht auf Löschung
Die Nutzerin/der Nutzer kann der Datenerfassung zu den unter den Abschnitten A-D, Unterabschnitt 3 "Zweck der Datenerfassung" zu jeder Zeit widersprechen, z.B. wenn der ursprüngliche Verwendungszweck nicht mehr gilt, ein Widerspruch erfolgt ist oder unrechtmäßig die Daten verwendet werden.
3.5 Recht auf Übertragung der Daten
Zur Übermittlung der Daten an andere Verantwortliche darf die Nutzerin/der Nutzer verlangen, dass er ihre/seine Daten in einem gängigen Format elektronisch erhält oder dass wir dem Veranwortlichen die Daten zusenden.
3.6 Recht auf Widerspruch

Die Nutzerin/der Nutzer kann den Verwendungszwecken der Daten zu jeder Zeit widersprechen. Zudem muss sie/er von uns in verständlicher Form vor der ersten Kontaktaufnahme mit uns auf sein Recht auf Widerspruch informiert werden.

Unter den verschiedenen Zwecken A-D sind zum Teil zusätzliche Informationen zum Widerspruch aufgeführt.